AssetPlus Envanter Takip Programı

Risk Yönetim Modülü, AssetPlus uygulamasının önemli bir bileşenidir. Bu modül, demirbaş envanterinizin güvenliğini sağlamak için kullanabileceğiniz etkili bir araçtır. Modül, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi envanter güvenliği ve ISO 27001 standartlarına uygun olarak envanter sık değerlendirmesi özelliği sunar.

Bu modül sayesinde, demirbaş gruplarınızı, personellerinizi ve lokasyonlarınızı risk kategorilerine ayırabilirsiniz. Aynı zamanda, kullanıcılar ihtiyaçlarına göre risk değerlendirme formlarını özelleştirebilirler. Bu, AssetPlus'u IT cihazları için değil, aynı zamanda non-IT envanterler için de uygulanabilir bir çözüm haline getirir.

Risk değerlendirme formunu oluşturduktan sonra, belirlenen demirbaş grupları, personeller ve lokasyonlar arasında kombinasyonlar oluşturulur ve risk değerlendirme formu bu kombinasyonlara atanır. Kullanıcılar bu formu doldurur ve belirli kriterlere göre risk derecesi belirlenir. Sonuçlara dayanarak, gerekli tedbirler belirlenir ve uygulanır.

Envanterlere ait sözleşmelerin ve bakım anlaşmalarının kiminle yapıldığının, firma tarafındaki sorumlularının kimler olduğu, (ilgili sözleşmeden banka içi kimin sorumlu olduğu) ne zaman başlayıp ne zaman biteceğinin, hangi demirbaşların bu sözleşmeye bağlı olduğunun (bir demirbaş birden fazla sözleşmeye bağlı olabilir. Örneğin bir notebook kiralama, bakım vb. sözleşmelere bağlı olabilir) tutar, tip içerik, bakım periyodlarının takibi ve sözleşme sonu, sözleşmenin uzatılmasına yönelik varsa ek protokolünün ve sözleşme sonu ile bakım periyodlarına ait e-posta notifikasyon üretilmesini sağlayan modüldür.

Sözleşme kapsamındaki envanterlerin periyodik bakımların tanımlanabildiği ve bakım zamanı geldiğinde sistemin e-posta yolu ile bilgilendirme yapabildiği, sözleşmeye bağlı envanter bazında bakım yapılıp yapılmadığının takibinin de sağlandığı bir modüldür.

AssetPlus çevirim içi android işletim sistemi tabanlı mobil uygulama ile sıfırdan sayım operasyonuyla mevcut demirbaşların fiziksel olarak sayılarak ilk defa sisteme kaydedilmesi işlemini gerçekleştirmektir. Modül, mobil uygulama üzerinden yapılan sayım işlemlerinde kullanıcılar tarafından girilen verileri kontrol eder ve düzenler. Bu kontroller sayesinde, kullanıcılar hatalı veya eksik veri girişlerini tespit edebilir ve bu hataları düzeltebilirler.

Veri toplama işlemi tamamlandıktan sonra, modül toplanan verileri sisteme aktarır. Bu sayede, organizasyonun mevcut demirbaşlarının tam ve doğru bir şekilde kaydedilmesi sağlanır.

AssetPlus’a sarf ürün giriş-çıkış işlemlerinin yapıldığı ve sarf depoda bulunan envanter adet bilgisinin raporlandığı modüldür.

Bu modül ile manuel olarak ya da Excel şablon formatında sarf malzemelerinin AssetPlus sistemine kaydedilmesi sağlanır. Ayrıca, sarf malzemelerinin şube, kat, departman vb. tüketim yerlerine çıkışı yapılarak tüketim yeri bazında hangi sarf malzemenin ne kadar tüketildiği raporlanarak tüketim verileri izlenebilir.

Sarf malzemeleri metrik/ölçü birimleriyle takip edilebilir ve tip, marka, model bazlı tanımlanabilir. Satın alınma yerleri ve fiyatları da modül içinde takip edilebilir. Birden fazla fiyatla alınan sarf malzemelerinin tüketim yerlerine gönderilmesinde, ortalama tutar tüketim yerine yansıtılır.

Modülde, tüketim yeri bazlı oluşan maliyetlerin raporlanabilmesi ve depolarda bulunan sarf malzemelerinin takibi de mümkündür. Tüketim ve depo sarf malzemeleri, Excel formatına aktarılabilir.

Çalışanlara unvanları bazında firma tarafından yan hak olarak sağlanan ürünlerin yine firma tarafından belirtilen sürelerde kullanımının takibini, raporlamasını ve süresi dolan ürünler ile ilgili e-posta bildirimi yapılmasını sağlayan alt modüldür.

Örneğin; Müdür L3 seviyesi Notebook hak eder ve kullanım süresi 3 yıldır. Memur unvanına sahip çalışan L1 seviyesi Notebook hak eder ve kullanım süresi 4 yıldır. Aynı örnekleme cep telefonu, tablet vb. ürünler içinde kullanılabilir.

Firma tarafından kişilere sağlanan GSM hatlarının tüketimlerinin takibini ve sınır aşım durumlarını görüntülemeyi sağlayan bir alt modüldür.

Hat numaraları baz alınarak operatörler tarafından Excel formatında sağlanan veriler aylık olarak sisteme aktarılır ve her GSM hattının tüketim bilgileri ayrı ayrı işlenir. Kullanıcılar kendi profillerinde kendilerine tahsis edilen hatlarının tüketim bilgilerini görüntüleyebilir.

Demirbaşların VUK’ a (Vergi Usul Kanunu) uygun bir şekilde amortismanlarının hesaplanması için kullanılan modüldür. Her bir barkod için ayrı ayrı amortisman hesaplaması yapılmaktadır. AssetPlus’ta hesaplanmış amortisman değerlerinin web servis aracılığıyla diğer sistemlere aktarılmasını sağlamaktadır.

Bu sayede, demirbaşların amortisman değerlerinin doğru bir şekilde kaydedilmesi ve tutarlı raporlamaların yapılması sağlanır.

Şirketin demirbaşlarına ilişkin sayım sonuçlarını muhasebe verileriyle eşleştirerek, net defter değerlerinin doğru bir şekilde hesaplanmasını sağlayan bir alt modüldür.

Öncelikle, demirbaş sayımı gerçekleştirilir ve sayım sonuçları AssetPlus sistemine girilir. Daha sonra, muhasebe kayıtlarındaki veriler ile bu sayım sonuçları eşleştirilir. Eşleştirme işlemi, demirbaşların benzersiz kimlik numaraları, adları, lokasyonları ve diğer özellikleri gibi bilgilerin kullanılmasıyla gerçekleştirilir.

Eşleştirme işlemi tamamlandıktan sonra, muhasebe kayıtlarındaki demirbaşlara ilişkin tutar ve giriş tarihi bilgileri AssetPlus platformuna aktarılır. Bu bilgiler, net defter değerlerinin amortisman modülünde doğru bir şekilde hesaplanabilmesine olanak sağlar.

Lisans envanterlerinin alt detay bilgilerinin tutulabilmesi için kullanılmaktadır. Uygulama ve lisans olarak iki ayrı kategoriye ayrılan tanımlamalar ile hangi uygulamalar için hangi lisansların alındığı, lisansların hangi firmalardan ve kaç para karşılığında alındığı, lisansların metrik bilgileri ve ilgili lisansların hangi demirbaşlara tanımlandığı takip edilir.

Bu modül, lisansların kullanımı ile ilgili tüm detay bilgilerini kaydederek, lisansların ne zaman sona ereceği, uygulamaların yaşam döngüsü ve destek sonu gibi önemli tarihler yaklaştığında e-posta bildirimi işletilmesini sağlamaktadır.

Firmanın ihtiyaç duyduğu ürünlerin talep edilmesi, onaylanması ve dağıtımının yönetilmesini sağlayan bir modüldür. Bu modül, "Ön Talep" ve "Talep" olmak üzere iki ayrı kategoriye ayrılır.

• Ön Talep, Firma tarafından talep edilebilir olarak belirlenen ürünlerin uç kullanıcılar tarafından talep edilebilmesini sağlar. Uç kullanıcılar, sarf malzemeleri veya diğer ürünler için talep oluşturabilirler. Bu talepler, belirli bir onay sürecinden geçtikten sonra süpervizör kullanıcı tarafından onaylanır. Onaylanan talepler, birebir ya da farklı ürünlerle karşılanabilir ve belirtilen miktarlarda ve depolardan karşılanabilir. Talep edilen ürünler, dağıtımı yapılacak olan depocuya atanır ve ilgili depo yetkilisi e-posta yoluyla sistem tarafından bilgilendirilir.

• Talep ise lokasyonlardan mevcut bulunan ürünlerin belirli bir kullanıcı ya da lokasyona gönderilmesi/transferi için kullanılır. Talep yetkisi tanımlanmış olan kullanıcılar, AssetPlus üzerinden talep oluşturabilirler. Talepler, kategori, marka-model ve adetsel olarak belirtilen talep miktarları ile birlikte oluşturulur. Talep edilen ürünler, ilgili depo yetkilisi tarafından seçilir ve transfer işlemi tamamlanır.