Neden Envanter Yönetimi?
İşletmelerin hacimleri büyüdükçe ve lokasyon adetleri çoğaldıkça envanter yönetimi de buna bağlı olarak güçleşmektedir. Yapılan analizlerde muhasebe verilerindeki demirbaş adetleri ile gerçek demirbaş adetlerinin uyuşmadığı görülmektedir. Büyük yatırımlar ile alınan birçok demirbaş depolarda durmakta, kullanım ömrünü yitirmiş, nerede, hangi fiziksel durumda ve sahipliğinin ne olduğu bilinmeyen demirbaşlara kira, sigorta ve vergi ödenerek fazla harcamalar yapılabilmektedir.
Büyük kuruluşlar ERP sistemi kullanmasına karşın envanterlerini yönetememektedir; çünkü ERP sisteminin temel fonksiyonu kaynak yönetimidir. Bu nedenle envanter bilgisi kümülatif ve genel tanımlarla takip edilmekle olup fiziki ve operasyonel bilgileri yok denecek kadar az tutulmaktadır. Envanter nerede, kimde, fiziksel durumu nedir gibi bilgilerin takibi amacıyla her iş kolu kendi envanterinin takibini Excel dokümanlarla yapmaya çalışmaktadır. Malesef bu metotlar sorunu çözmemekle birlikte muhasebe verileriyle uyuşmamakta, kayıp, çalınma, suistimal vb. durumların önüne geçememektedir. Envanterlerin gerçek bilgileri ile defter kaydındaki envanterler eşleştirilememekle birlikte spesifik olarak bir envanterin net defter değeri, ödenen kirası, sözleşme bedeli vb. bilinememektedir. Bu olumsuzluklar şirketin finansal menfaatleri düşünüldüğünde envanter takip programı kullanmayı zorunlu hale getirmektedir.
Başarılı envanter kontrolü, satın almalar, yeniden siparişler, nakliye, teslim alma, kayıp önleme ve ciroya ilişkin verileri gerektirir. 2017 “Küçük İşletmelerin Durumu Raporu”na göre , küçük işletmelerin neredeyse yarısı envanterlerini manuel olarak bile takip etmiyor.
Bahsi geçen durumlar envanter yönetiminin olmaması, işletmelerde uygulanmaması ya da doğru envanter yönetim sistemi kullanılmaması nedeniyle meydana gelmektedir. Bu nedenlerden dolayı işletmeler varlığı bilinmeyen, atıl, kullanılamayan envanterlere; vergi, sigorta, kira, barındırma, servis ücreti vb. ekstra maliyetler ödemekte ve akıbeti belli olmayan envanterler ayrıca bilgi güvenliği açıkları oluşturmaktadır.
"Yönetilemeyen herşey suistimale açıktır, özellikle maddi değeri varsa…"
